शेड्यूल और टाइमशीट की सही तैयारी। टाइम शीट: रखरखाव का विवरण

टाइम शीट मुख्य दस्तावेज है जिसमें कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी की काम के लिए उपस्थिति और अनुपस्थिति की संख्या के बारे में जानकारी होती है। इसे लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है। और डेटा के आधार पर मजदूरी की गणना और गणना की जाती है।

कानून 2 एकीकृत रिपोर्ट फॉर्म प्रदान करता है: टी-12 - मैन्युअल रूप से भरने के लिए; टी-13 - वास्तव में काम किए गए समय के स्वचालित नियंत्रण के लिए (एक टर्नस्टाइल के माध्यम से)।

प्रत्येक कार्य दिवस पर डेटा दर्ज किया जाता है। महीने के अंत में, प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति की कुल गणना की जाती है। एक्सेल का उपयोग करके कुछ कोशिकाओं को भरने को स्वचालित करके रिपोर्ट निर्माण को सरल बनाया जा सकता है। आइए देखें कैसे.

एक्सेल फ़ंक्शंस के साथ इनपुट डेटा भरना

फॉर्म टी-12 और टी-13 में विवरणों की संरचना लगभग समान है।

टाइम शीट डाउनलोड करें:

प्रपत्र के पृष्ठ 2 के शीर्षलेख में (उदाहरण के रूप में टी-13 का उपयोग करके), संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम भरें। ठीक वैसे ही जैसे घटक दस्तावेजों में होता है।

हम दस्तावेज़ संख्या मैन्युअल रूप से दर्ज करते हैं। "संकलन की तिथि" कॉलम में, TODAY फ़ंक्शन सेट करें। ऐसा करने के लिए, एक सेल का चयन करें. फ़ंक्शन की सूची में आपको जो चाहिए उसे ढूंढें और दो बार ओके पर क्लिक करें।

"रिपोर्टिंग अवधि" कॉलम में, रिपोर्टिंग माह का पहला और अंतिम दिन इंगित करें।

हम टाइमशीट के बाहर एक फ़ील्ड आवंटित करते हैं। यहीं हम काम करेंगे. यह ऑपरेटर फ़ील्ड है. सबसे पहले, आइए रिपोर्टिंग माह के लिए अपना स्वयं का कैलेंडर बनाएं।

लाल क्षेत्र - तिथियाँ. यदि छुट्टी का दिन हो तो हरे मैदान पर वह नीचे रख देता है। यदि टाइमशीट पूरे एक महीने के लिए संकलित की गई है तो सेल टी2 में हम एक डालते हैं।

अब आइए यह निर्धारित करें कि एक महीने में कितने कार्य दिवस होते हैं। हम इसे परिचालन क्षेत्र पर करते हैं। वांछित सेल में सूत्र =COUNTIF(D3:R4;"") डालें। COUNTIF फ़ंक्शन कोष्ठकों में निर्दिष्ट सीमा में गैर-रिक्त कोशिकाओं की संख्या की गणना करता है।

हम संगठन के कर्मचारियों का क्रमांक, पूरा नाम और विशेषता मैन्युअल रूप से दर्ज करते हैं। साथ ही एक कार्मिक संख्या। हम कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड से जानकारी लेते हैं।

सूत्रों का उपयोग करके टाइमशीट स्वचालन

फॉर्म की पहली शीट में कार्य समय, डिजिटल और वर्णमाला रिकॉर्डिंग के लिए प्रतीक शामिल हैं। एक्सेल का उपयोग करके स्वचालन का मुद्दा यह है कि पदनाम दर्ज करते समय, घंटों की संख्या प्रदर्शित होती है।

उदाहरण के लिए, आइए निम्नलिखित विकल्प लें:

• सप्ताहांत पर;
• मैं - उपस्थिति (कार्य दिवस);
• ओटी - छुट्टी;
• के - व्यापार यात्रा;
• बी - बीमार छुट्टी.

सबसे पहले, आइए चयन फ़ंक्शन का उपयोग करें। यह आपको सेल में वांछित मान सेट करने की अनुमति देगा। इस स्तर पर, हमें उस कैलेंडर की आवश्यकता होगी जिसे ऑपरेटर फ़ील्ड में संकलित किया गया था। यदि किसी दिन छुट्टी का दिन पड़ता है, तो टाइमशीट पर "बी" दिखाई देता है। कार्यकर्ता - "मैं"। उदाहरण: =CHOICE(D$3+1,"I","B"). यह एक कक्ष में सूत्र दर्ज करने के लिए पर्याप्त है। फिर इसे निचले दाएं कोने पर "हुक" करें और इसे पूरी लाइन के साथ घुमाएं। यह इस प्रकार निकला:

अब हम यह सुनिश्चित करेंगे कि मतदान के दिन लोगों के पास "आठ" हों। आइए "यदि" फ़ंक्शन का उपयोग करें। लेजेंड के अंतर्गत पंक्ति में पहला सेल चुनें। "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" - "यदि"। फ़ंक्शन तर्क: तार्किक अभिव्यक्ति - परिवर्तित की जा रही सेल का पता (उपरोक्त सेल) = "बी"। "यदि सत्य है" - "" या "0"। यदि यह दिन वास्तव में एक छुट्टी का दिन है - 0 कार्य घंटे। "यदि गलत है" - 8 (बिना उद्धरण के)। उदाहरण: =IF(AW24='B';'';8). सूत्र के साथ सेल के निचले दाएं कोने को "पकड़ें" और इसे पूरी पंक्ति में गुणा करें। यह इस प्रकार निकला:

महीने के दूसरे भाग में भी आपको यही काम करने की जरूरत है। यह सूत्रों की प्रतिलिपि बनाने और उनके द्वारा संदर्भित कोशिकाओं को बदलने के लिए पर्याप्त है। परिणाम:

आइए अब संक्षेप में बताएं: प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति की संख्या गिनें। "COUNTIF" सूत्र मदद करेगा. विश्लेषण की सीमा पूरी श्रृंखला है जिसके लिए हम परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं। मानदंड "I" (उपस्थिति) या "K" (व्यापार यात्रा) अक्षर की कोशिकाओं में उपस्थिति है। उदाहरण: . परिणामस्वरूप, हमें किसी विशेष कर्मचारी के लिए कार्य दिवसों की संख्या मिलती है।

आइए काम के घंटों की संख्या की गणना करें। दो तरीके हैं. "सम" फ़ंक्शन का उपयोग करना - सरल, लेकिन पर्याप्त प्रभावी नहीं। अधिक जटिल, लेकिन अधिक विश्वसनीय - "COUNTIF" फ़ंक्शन का उपयोग करके। उदाहरण सूत्र: . जहां AW25:DA25 रेंज है, घंटों की संख्या के साथ पंक्ति की पहली और आखिरी सेल। कार्य दिवस ("I") का मानदंड "=8" है। व्यावसायिक यात्रा के लिए - "=K" (हमारे उदाहरण में, 10 घंटे का भुगतान किया जाता है)। सूत्र प्रस्तुत करने के बाद परिणाम.

प्रत्येक नियोक्ता को कर्मियों को नियंत्रित करने और कर्मचारियों को वेतन का भुगतान करने के लिए एक टाइम शीट रखना आवश्यक है। कर अधिकारियों के लिए, उद्यम में इस दस्तावेज़ की अनुपस्थिति वेतन भुगतान की लागत की अनुचितता के बराबर है, जो उन्हें कर योग्य आधार को कम करने वाले खर्चों के लिए जिम्मेदार होने की अनुमति नहीं देती है।

रिपोर्ट कार्ड अनुपस्थिति के लिए किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने की वैधता की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों में से एक है (रूसी संघ का श्रम संहिता, अनुच्छेद 81, अनुच्छेद 6 ए), और अदालत सहित श्रम विवादों में सबूत के रूप में उपयोग किया जाता है।

उद्यम में कार्य समय की रिकॉर्डिंग का संगठन

टाइमकीपर के कर्तव्य कार्मिक अधिकारी, लेखाकार, विभागों के प्रमुखों, संगठन के निदेशक या किसी अन्य व्यक्ति को कार्य विवरण या आदेश के अनुसार सौंपे जाते हैं। कार्य समय की रिकॉर्डिंग सभी नियोक्ताओं के लिए सामान्य नियमों के अनुसार आयोजित की जाती है:

1. टाइमशीट पूरे उद्यम के लिए या प्रत्येक डिवीजन के लिए अलग से बनाए रखी जाती है।
2. टाइमशीट प्रत्येक कर्मचारी के कार्य दिवसों को रिकॉर्ड करती है, जिसमें वास्तव में काम किए गए घंटों की संख्या, साथ ही व्यावसायिक यात्राएं, छुट्टियां, बीमारी की छुट्टी आदि का संकेत मिलता है।
3. दस्तावेज़ सभी कर्मचारियों की अनुपस्थिति को रिकॉर्ड करता है, जिससे अनुपस्थिति को रिकॉर्ड करना संभव हो जाता है।
4. नए नियुक्त कर्मचारी का टाइम शीट में प्रवेश और बर्खास्त कर्मचारियों को हटाना कार्मिक दस्तावेजों के आधार पर होता है: नियुक्ति आदेश, बर्खास्तगी आदेश, रोजगार समझौता।
5. प्रत्येक कर्मचारी को एक अद्वितीय कार्मिक संख्या सौंपी जाती है, जो कार्मिक रिकॉर्ड प्रणाली में उसके पहचानकर्ता के रूप में कार्य करता है। यह संख्या कार्य की पूरी अवधि के दौरान उसके पास रहती है और आंतरिक गतिविधियों के दौरान नहीं बदलती है। बर्खास्तगी के बाद, कार्मिक संख्या को "संगरोध" किया जाना चाहिए, अर्थात तीन साल तक दोबारा उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।

आप टाइमशीट को किस रूप में रख सकते हैं?

श्रम और उसके भुगतान का रिकॉर्ड रखने के लिए, 01/05/2004 के संकल्प संख्या 1 में रोसस्टैट द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म हैं। उद्यम टाइम शीट फॉर्म टी-13 और टी-12 का उपयोग करते हैं।

कार्य समय के उपयोग को रिकॉर्ड करने और मजदूरी की गणना के लिए फॉर्म संख्या टी-12 को मैन्युअल रूप से बनाए रखने का इरादा है। फॉर्म संख्या टी-13 जिसे "कार्य समय उपयोग पत्रक" कहा जाता है, मुख्य रूप से उन संगठनों में उपयोग किया जाता है जिनके पास स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग प्रणाली होती है।

संघीय पुरालेख एजेंसी की सिफारिशों के अनुसार, इन प्रपत्रों पर संकलित दस्तावेजों की शेल्फ लाइफ 1 वर्ष है।

टाइमशीट भरने की प्रक्रिया

फॉर्म टी-12 में कार्य समय पत्रक भरते समय, निम्नलिखित विवरण दर्शाए गए हैं:

• संगठन का नाम (घटक दस्तावेजों के आधार पर), संरचनात्मक इकाई का नाम;
• टाइमशीट संख्या;
• भरने की तारीख (आमतौर पर महीने का आखिरी कार्य दिवस);
• लेखांकन अवधि (कैलेंडर माह, पहले से आखिरी दिन तक)।

धारा 1 एक सारणीबद्ध प्रपत्र है जो रिकॉर्ड करता है:

• आइटम नंबर (कॉलम 1);
• कर्मचारी का पूरा नाम, पद (व्यक्तिगत कार्मिक कार्ड के आधार पर) - कॉलम 2;
• कार्मिक संख्या - कॉलम 3;
• कॉलम 4 और 6 - कोड और वास्तव में काम किए गए घंटों के आधार पर कार्य समय का विवरण (क्रमशः महीने की पहली और दूसरी छमाही के लिए);
• कॉलम 5 और 7 - महीने के मध्य और मध्य से अंत तक काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या;
• कॉलम 8-13 का उद्देश्य रात, ओवरटाइम और सप्ताहांत सहित काम किए गए दिनों और घंटों के कुल मूल्यों की गणना करना है;
• 14-16 - कोड के अनुसार अनुपस्थिति और छूटे दिनों की संख्या;
• 17 - महीने के लिए गैर-कार्य दिवसों की कुल संख्या।

टी-12 फॉर्म की धारा 2 टाइमकीपर द्वारा नहीं भरी जाती है; वेतन की गणना लेखा विभाग द्वारा की जाती है। महीने के अंत में, जिम्मेदार व्यक्ति टाइमशीट पर हस्ताक्षर करता है, इसे प्रबंधक और कार्मिक सेवा से अनुमोदित करता है, और फिर इसे पेरोल विभाग को स्थानांतरित करता है।

टी-13 फॉर्म में अलग-अलग फ़ील्ड को छोड़कर एक समान संरचना होती है।

टाइमशीट में काम के घंटे रिकॉर्ड करना

टाइमशीट में डेटा दर्ज करने की अनुमति दो तरीकों से दी जाती है: निरंतर (कार्यस्थल से सभी उपस्थिति और अनुपस्थिति की दैनिक रिकॉर्डिंग) और चयनात्मक (केवल अनुपस्थिति, विलंब, ओवरटाइम आदि के लिए अंक)।

टाइमशीट भरते समय उपयोग किए जाने वाले मुख्य प्रतीक तालिका में दिए गए हैं:

व्यक्तिगत मामलों में टाइमशीट भरने की विशेषताएं

उद्यम में अपनाए गए सामान्य ऑपरेटिंग मोड से किसी भी विचलन पर नोट्स टाइमकीपर द्वारा केवल प्रासंगिक, सही ढंग से निष्पादित दस्तावेजों (छुट्टी पर काम करने का आदेश, अस्थायी विकलांगता प्रमाण पत्र, आदि) के आधार पर बनाए जाने चाहिए।

सहायक दस्तावेजों के अभाव में कार्यस्थल पर उपस्थित होने में किसी कर्मचारी की विफलता को एनएन (अज्ञात कारण के लिए उपस्थित होने में विफलता) के रूप में चिह्नित किया जाता है। दोषमुक्ति प्रमाणपत्र प्रदान करने में विफलता अनुपस्थिति दर्ज करने का एक कारण है।

व्यावसायिक यात्राओं, छुट्टियों की अवधि और किसी कर्मचारी की कार्यस्थल से अनुपस्थिति के अन्य कारणों को ध्यान में रखते समय टाइमकीपरों को अक्सर कठिनाइयाँ होती हैं। निम्नलिखित नियम यहां लागू होते हैं:

1. एक कर्मचारी जो सप्ताहांत और छुट्टियों पर व्यावसायिक यात्रा पर होता है, उसे इन घंटों के लिए दोगुना भुगतान किया जाता है, इसलिए टाइमशीट पर B के बजाय KM का मान दर्ज किया जाता है।
2. छुट्टियों के लिए - सप्ताहांत के अनुरूप कक्षों में, ओटी चिह्न दर्शाया गया है, क्योंकि ये दिन छुट्टी की कैलेंडर अवधि में शामिल हैं। गैर-कामकाजी छुट्टियों को छुट्टियों से बाहर रखा जाता है और टाइम शीट में मान बी के साथ दर्ज किया जाता है।
3. नए कर्मचारियों के लिए, टाइम शीट प्रवेश की तारीख से रखी जाती है, इस दिन से पहले की कोशिकाएँ "XX" चिह्नों से भरी होती हैं। इसी प्रकार, बर्खास्तगी के कारण कर्मचारी की अनुपस्थिति को बर्खास्तगी की तारीख (समावेशी) से शुरू करके और टाइम शीट से बाहर किए जाने तक चिह्नित किया जाना चाहिए।

टाइम शीट एक दस्तावेज़ है जिसका उपयोग किसी कंपनी कर्मचारी द्वारा कार्यस्थल पर बिताए गए समय के संबंध में जानकारी दर्ज करने के लिए किया जाता है। प्रदान की गई जानकारी के आधार पर, लेखाकार वेतन और भुगतान की गणना करता है। किसी भी संगठन के पास ऐसा दस्तावेज़ होना चाहिए, चाहे उसके स्वामित्व का स्वरूप कुछ भी हो। इसकी अनुपस्थिति में, प्रशासनिक दायित्व वर्तमान कानून के अनुसार प्रदान किया जाता है।

दस्तावेज़ भरना

फॉर्म टी-12‒टी-14 कर्मचारी, कार्मिक विभाग के कर्मचारी, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख या किराए के टाइमकीपर द्वारा व्यक्तिगत रूप से भरा जा सकता है। इसे मुख्य लेखांकन दस्तावेज़ माना जाता है और, कार्मिक रिकॉर्ड की विशेषताओं के आधार पर, संगठन में व्यक्तियों के लिए बनाया जा सकता है या प्रत्येक विभाग के लिए व्यक्तिगत रूप से बनाए रखा जा सकता है।

दस्तावेज़ में संगठन के बारे में जानकारी शामिल है, जिसमें शामिल हैं: पूरा नाम, ओकेपीओ कोड, गतिविधि का प्रकार, कानूनी स्थिति और संरचनात्मक विभाग जिस पर रिपोर्ट कार्ड लागू होता है। फिर दस्तावेज़ प्रवाह के अनुरूप क्रम संख्या प्रदान किए गए फ़ील्ड में दर्ज की जाती है, और रिपोर्टिंग अवधि दर्ज की जाती है। फॉर्म टी-13 का उपयोग तब किया जाता है जब कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति की रिकॉर्डिंग स्वचालित रूप से की जाती है।

एक खाली टाइमशीट को एक नियमित दस्तावेज़ माना जाता है, इसलिए इसे हर महीने नए सिरे से संकलित किया जाता है। सभी प्रतियों में एक विशिष्ट क्रमांक होता है, जो उनके निर्माण के महीने के बराबर होता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को लिखित और इलेक्ट्रॉनिक रूप में पूरा करने की अनुमति है। आवश्यक डेटा दर्ज करने के बाद, उस पर जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

आपको टाइमशीट रखने की आवश्यकता क्यों है?

लेखांकन पत्रक के लिए धन्यवाद, मानव संसाधन अधिकारी और लेखाकार यह कर सकते हैं:

• कर्मचारी समय की गणना;
• कार्य अवधि के दौरान अनुसूची के अनुपालन पर नियंत्रण;
• निर्दिष्ट जानकारी के आधार पर पेरोल गणना।

ऐसा दस्तावेज़ प्रत्येक कर्मचारी को बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका के साथ जारी किया जाता है।

फॉर्म टी-12

रूसी संघ का श्रम कानून वर्तमान टाइमशीट फॉर्म के उपयोग को विनियमित नहीं करता है, लेकिन तैयार फॉर्म को एक्सेल में डाउनलोड करना इसे स्वयं संकलित करने की तुलना में बहुत आसान और तेज़ होगा। फॉर्म टी-12 मैन्युअल रूप से बनाए रखा जाता है और इसमें 2 खंड होते हैं:

• काम पर बिताए गए समय की गणना;
• वेतन भुगतान से संबंधित गणना.

दस्तावेज़ काम किए गए और न किए गए समय को रिकॉर्ड करता है, जो घंटों और मिनटों में प्रदर्शित होता है। इसे एक महीने पहले तैयार किया जाता है और इसमें कर्मचारियों के बयान शामिल होने चाहिए। तैयार फॉर्म पर मुख्य व्यक्ति और कार्मिक विभाग के एक विशेषज्ञ द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद इसे लेखाकार को भेजा जाता है।

रिपोर्ट कार्ड पर नोट्स

टाइम शीट में डेटा दर्ज करने के नियमों के अनुसार, 2017 की अवधि के लिए फॉर्म 0504421, किसी कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी कोड के रूप में प्रदर्शित की जाती है। अक्षरों और संख्याओं का उपयोग करते हुए पदनाम प्रदान किए गए हैं:

• "मैं", "01" - दिन की पाली में काम;
• "पी", "14" - गर्भावस्था, प्रसव और हाल ही में जन्मे बच्चे को गोद लेने के संबंध में छुट्टी;
• "ओजे", "15" - नवजात शिशु की देखभाल के लिए छोड़ दें जब तक कि वह 3 साल का न हो जाए;
• "FROM", "09" - मुख्य अवकाश, जिसका भुगतान किया जाता है;
• "ओडी", "10" - अतिरिक्त छुट्टी, जिसका भुगतान किया जाता है।

हमारी वेबसाइट पर आप टाइम शीट और अन्य दस्तावेजों का एक खाली फॉर्म मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं जो गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में मांग में हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए दस्तावेज़ को सही ढंग से भरने का एक उदाहरण देख सकते हैं। आपको जिस फ़ाइल की आवश्यकता है उसे ढूंढने के लिए, खोज का उपयोग करें।

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

यदि आपको अपने प्रश्न का उत्तर नहीं मिला है या अभी भी गलतफहमी है, तो हमारी वेबसाइट पर चैट में निःशुल्क परामर्श के लिए किसी वकील से संपर्क करें।

कार्य समय पत्रक टी-12
कार्य समय पत्रक-टी-13
यूनिवर्सल वर्किंग टाइम शीट यूक्रेन

(संकल्प दिनांक 5 जनवरी 2004 क्रमांक 1)। पहले, एकीकृत प्रपत्र अनिवार्य थे, नियोक्ता अपने स्वयं के काम का उपयोग नहीं कर सकते थे, लेकिन अब गोस्कोमस्टैट नमूने प्रकृति में सलाहकार हैं।

कार्य समय पत्रक (नमूना टी-13 भरना) स्वचालित पंजीकरण के लिए अनुकूलित है। इसका उपयोग उन विभागों में किया जाता है जो कर्मियों के आगमन और प्रस्थान के समय की स्वचालित रिकॉर्डिंग के साथ टर्नस्टाइल से सुसज्जित होते हैं और काम के घंटों का एक इलेक्ट्रॉनिक लॉग बनाए रखा जाता है। टी-12 फॉर्म काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने और मजदूरी की गणना करने की क्षमताओं को जोड़ता है।

सार्वजनिक क्षेत्र में, OKUD 0504421 के अनुसार टाइम शीट फॉर्म का उपयोग किया जाता है; इसे भरने का नमूना वाणिज्यिक फर्मों द्वारा उपयोग किए जाने वाले टेम्पलेट से भिन्न होता है। इस दस्तावेज़ की संरचना को रूसी संघ के वित्त मंत्रालय द्वारा 30 मार्च 2015 के आदेश संख्या 52एन में अनुमोदित किया गया था।

टाइम शीट 2018 भरने के नियम

दस्तावेज़ मासिक रूप से एक प्रति में जारी किया जाता है। आप इसमें मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर तकनीक का उपयोग करके डेटा दर्ज कर सकते हैं। जो कर्मचारी टाइमशीट तैयार करने की सटीकता, पूर्णता और समयबद्धता के लिए जिम्मेदार है, उसे उद्यम के प्रमुख द्वारा आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है।

टाइम शीट कैसे भरें:

• दस्तावेज़ को अगले कैलेंडर माह की शुरुआत से पहले पूरा करने के लिए तैयार किया जाना शुरू हो जाता है;
• शीर्षक भाग में नियोक्ता कंपनी, प्रभाग, लेखांकन अवधि की प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के बारे में जानकारी प्रतिबिंबित होनी चाहिए;
• कर्मचारियों की पहचान करने वाली जानकारी (पूरा नाम, पद) तालिका ब्लॉक में दर्ज की गई है;
• महीने के दिनों को स्तंभों द्वारा सीमांकित किया जाता है;
• दिनांकों और उपनामों के प्रतिच्छेदन वाली कोशिकाओं में, काम के घंटे और पाली के बारे में जानकारी प्रदर्शित होती है;
• सप्ताहांत और छुट्टियों को विशेष प्रतीकों के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए;
• प्रत्येक कर्मचारी के कार्य प्रदर्शन पर डेटा प्रतिदिन दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है;
• वैध कारणों से अनुपस्थिति के बारे में जानकारी का दस्तावेजी औचित्य होना चाहिए;
• विलंबता और अनुपस्थिति के लिए विशेष वर्णमाला कोड का उपयोग किया जाता है।

मानव संसाधन निरीक्षक और अन्य जिम्मेदार व्यक्तियों को पता होना चाहिए कि टाइम शीट कैसे भरी जाती है और इस प्रक्रिया का पालन करना चाहिए। तैयार दस्तावेज़ को कंपनी के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए - इस तत्व के बिना, प्रपत्र को लेखा विभाग द्वारा लेखांकन के लिए स्वीकार नहीं किया जा सकता है, इसे वैध नहीं माना जाता है।

टाइम शीट: निजी पूंजी वाले उद्यमों के लिए नमूना भरना

भरे हुए फॉर्म टी-12 और टी-13 में एक समान अल्फ़ान्यूमेरिक कोड होते हैं। इन वर्णों को शीर्षक पृष्ठ पर समझा जाना चाहिए। यदि अतिरिक्त कोड दर्ज करना आवश्यक है, तो उन्हें व्यवसाय इकाई द्वारा आंतरिक आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है। उदाहरण के लिए, दिन के दौरान कार्यस्थलों पर उपस्थिति को कोड "I" या "01" द्वारा दर्शाया जा सकता है; यदि काम रात की पाली में किया गया था, तो कोड "N" ("02") का उपयोग किया जाता है। मानक कोड की पूरी सूची राज्य सांख्यिकी समिति क्रमांक 1, दिनांक 01/05/2004 के आदेश में दी गई है।

टाइम शीट में न केवल पूरा नाम डेटा होना चाहिए। कर्मचारी, लेकिन उसकी वर्तमान स्थिति के अनुसार भी। यदि कोई कर्मचारी किसी उद्यम में अंशकालिक आधार पर दो पदों पर काम करता है, तो प्रत्येक पद के लिए काम के घंटों की जानकारी अलग-अलग दर्ज की जाती है। उद्यमों और व्यक्तिगत उद्यमियों को स्वतंत्र रूप से टाइम शीट टेम्पलेट विकसित करने और इसे अपने आदेश से आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली में दर्ज करने का अधिकार है। टी -12 फॉर्म का उपयोग करके वर्किंग टाइम शीट (2018) भरने का एक उदाहरण पाया जा सकता है।

टाइम शीट 0504421: सार्वजनिक क्षेत्र के कर्मचारियों के लिए नमूना भरना

यह प्रपत्र केवल बजट संरचनाओं द्वारा उपयोग के लिए है। दस्तावेज़ प्राथमिक या सुधारात्मक हो सकता है. सुधार पत्रक के लिए, संशोधनों की क्रम संख्या इंगित करना आवश्यक है। फॉर्म वर्कआउट के लिए दो परिणाम प्रदान करता है:

• कॉलम 20 में, महीने की पहली छमाही के लिए काम किए गए घंटों का डेटा दर्ज किया गया है, जो अग्रिम गणना के लिए आवश्यक हैं;
• कॉलम 37 पूरे महीने के काम की जानकारी दर्शाता है।

फॉर्म 0504421 के संबंध में, नमूना भरने में गणना की गई मजदूरी पर डेटा शामिल नहीं है। व्यवसाय दस्तावेज़ टेम्पलेट में नए कॉलम या पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं, लेकिन वे मौजूदा कॉलम को हटा नहीं सकते हैं। किसी व्यावसायिक इकाई की लेखांकन नीति में टाइमशीट तैयार करने की विधि का उल्लेख होना चाहिए:

• फॉर्म 0504421, इसके पूरा होने के नमूने में केवल शिफ्ट या कार्यदिवस की सामान्य अवधि से विचलन पर डेटा हो सकता है। कुल नो-शो दरें सारांश कॉलम में दर्ज की जाएंगी।
• इसके अलावा, टाइमशीट 0504421, इसे भरने का नमूना केवल वास्तविक कार्य पर डेटा प्रतिबिंबित कर सकता है। अंतिम कॉलम टर्नआउट द्वारा किए गए कार्य का मूल्य दर्शाते हैं।

विचलन दर्ज करने की विधि का उपयोग करके 2018 में एक रिपोर्ट कार्ड भरने के लिए यहां प्रस्तुत उदाहरण में प्रत्येक व्यक्ति के लिए दो पंक्तियाँ भरना शामिल है। निचली पंक्ति विचलन के कारण को इंगित करती है। इसके लिए, विशेष पत्र कोड प्रदान किए जाते हैं - बी (सप्ताहांत), ओ (छुट्टियां), के (व्यावसायिक यात्राएं), ए (प्रबंधन की अनुमति के साथ उपस्थित होने में विफलता), आदि। शीर्ष पंक्ति में, यदि कोई दर्ज विचलन है, तो कार्यस्थल से अनुपस्थिति के घंटों की संख्या इंगित की जाती है।

यदि एक व्यक्ति के पास दिन के दौरान (लेकिन अलग-अलग घंटों में) अनुपस्थिति के दो कारण हैं, तो कार्य दो पंक्तियों में परिलक्षित होता है, अर्थात् स्थिति और पूरा नाम। कर्मचारी को नीचे दी गई पंक्ति में डुप्लिकेट किया गया है। एक तारीख के साथ कई पत्र कोड प्रतिबिंबित करना और प्रत्येक कारण से अनुपस्थिति के घंटों की संख्या को अलग से पहचानना आवश्यक है।